Empresas obrigadas a emitir Nota Fiscal Eletrônica - NF-e -, que ainda não se adequaram ao novo sistema podem ser multadas. A NF-e é exigida para empresas dos mais variados setores econômicos e de todos os portes, incluindo micro e pequenas inscritas no Simples Nacional. A obrigatoriedade não é válida para Empreendedores Individuais.

O analista do Sebrae-MG Haroldo Araújo explica que as tradicionais notas em papel perderam a validade para todas as atividades econômicas enquadradas no novo sistema. “Muitas empresas obrigadas a adotar a NF-e continuam a utilizar a nota em papel. Essas transações são inválidas. É como se elas estivessem vendendo sem nota fiscal”, alerta.

O contador e administrador de empresas Alexandre Rabello lembra que as penalidades também atingem quem compra mercadorias dessas empresas. Os compradores podem ser penalizados por transportar, receber, estocar ou depositar mercadoria com documentação irregular.

A NF-e foi instituída em caráter nacional em 2005 e está sendo implantada gradativamente. O documento já é obrigatório para contribuintes de ICMS que desenvolvem atividade industrial, de comércio atacadista, de distribuição, para empresas que vendem mercadorias para a administração pública e para outras unidades da federação.

Em Minas Gerais, as empresas podem saber se sua atividade foi incluída no novo sistema consultando o site da Receita Estadual, que tem uma lista completa com todos os CNPJs obrigados a emitir a Nota Fiscal eletrônica.

CERTIFICAÇÃO DIGITAL

Para se adaptar ao novo sistema, é preciso adquirir uma certificação digital. Existem órgãos licenciados pela Receita Federal que podem emitir esse certificado. O serviço tem um custo para os empresários, que gira em torno de R$ 350, com validade para cerca de três anos. O valor está diminuindo devido à entrada de novas empresas que prestam o serviço. Além da certificação, as empresas também precisam fazer download de software para emissão de Nota Fiscal.

A empresa que emite a NF-e irá gerar um arquivo eletrônico com as informações fiscais da operação (compra, venda, transferência ou prestação de serviços). Esse documento será enviado pela internet para a Secretaria da Fazenda, que valida o arquivo e emite um protocolo de recebimento. O mesmo documento vai para a Receita Federal. Para acompanhar as mercadorias em trânsito é gerado um Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica - Danfe.

BENEFÍCIOS

O novo processo aumenta a transparência nos processos de emissão e recebimento de documentos fiscais, diminuindo a sonegação e as fraudes. Também permite o acompanhamento em tempo real das operações comerciais pelas Secretarias da Fazenda. As empresas poderão reduzir custos com a impressão das notas.